智能(néng)會(huì)務管理(lǐ)系統概述

信息化時代的(de)今天，企業(yè)經營和(hé)管理(lǐ)趨于信息化和(hé)網絡化，加上(shàng)國内國際企業(yè)的(de)快速發展、集團化的(de)步伐加快，預示著(zhe)傳統的(de)會(huì)議室預定管理(lǐ)需要改變。華威信息會(huì)議室預定系統可(kě)以幫助企業(yè)規範化電子化管理(lǐ)會(huì)議室資源，提高(gāo)了會(huì)議室的(de)使用(yòng)率，節省會(huì)議組織者的(de)時間，使企業(yè)的(de)管理(lǐ)水(shuǐ)平上(shàng)一個(gè)台階。

簡要功能(néng)概述：

1) 網上(shàng)查詢、預定、審批：方便快捷，無論何時何地(dì)都(dōu)可(kě)輕松實現。

2) 自動通知：在線預定或取消，通過郵件(jiàn)或内部系統自動通知相(xiàng)關人(rén)員。

3) 圖表顯示：會(huì)議室的(de)空閑/被預定時段一目了然，對會(huì)議室資源了如(rú)指掌，遠離(lí)沖突。

4) 智能(néng)的(de)系統接口：可(kě)與客戶現有(yǒu)的(de)辦公管理(lǐ)系統、門禁系統或其它信息系統進行(xíng)無縫地(dì)結合，使企業(yè)的(de)

   信息資源得到(dào)統一、充分(fēn)的(de)共享與使用(yòng)。

5) 獨立發布各類信息：每個(gè)會(huì)議室門口的(de)液晶屏，不僅獨立顯示本會(huì)議室會(huì)議信息，更可(kě)獨立、自由發布

   企業(yè)其他(tā)資訊，支持文(wén)字、圖片和(hé)視頻等各種文(wén)本格式。

6) 會(huì)務服務管理(lǐ)：支持會(huì)前設備、服務預定以及會(huì)議進程中的(de)服務呼叫等個(gè)性功能(néng)。

 2、預訂系統

會(huì)議室預訂系統采用(yòng)B/S架構，通過浏覽器(qì)進行(xíng)操作；會(huì)議室預訂系統即可(kě)以是一個(gè)獨立運行(xíng)的(de)管理(lǐ)系統，又(yòu)可(kě)以嵌入到(dào)公司原有(yǒu)的(de)OA系統中作爲一個(gè)模塊。

實現的(de)功能(néng)爲:維護會(huì)議室資源、查詢會(huì)議室預定信息、會(huì)議室預定/取消、會(huì)議室預定審批和(hé)會(huì)議室使用(yòng)情況統計(jì)。

1）會(huì)議室預訂申請

首先，在申請預訂會(huì)議室時，可(kě)以通過多種組合條件(jiàn)（如(rú)會(huì)議室大(dà)小(xiǎo)、所在位置、會(huì)議室資源等）篩選來精确定位目标會(huì)議室并查看會(huì)議室的(de)預定情況。系統采用(yòng)表格和(hé)色塊來表示當前會(huì)議室的(de)預訂情況。點擊已預訂的(de)色塊，可(kě)查看預訂人(rén)、預訂時間、會(huì)議主題等信息; 點擊某個(gè)未預訂色塊，可(kě)直接進入該時段的(de)申請預訂頁面。可(kě)查詢本人(rén)的(de)申請曆史信息，包括申請的(de)狀态、流程等對自己提交的(de)申請，可(kě)進行(xíng)撤銷、修改操作。會(huì)議室預訂既支持某個(gè)時間點的(de)預訂，又(yòu)支持将一段時期内所有(yǒu)某個(gè)特定時間點的(de)都(dōu)預訂。

2）會(huì)議室審批

本系統如(rú)果集成在當前的(de)協同辦公系統中，具體方式與目前的(de)協同審批完全相(xiàng)同；如(rú)果是獨立于協同辦公系統的(de)，則支持二級審批。預訂申請提交後，系統将自動匹配該會(huì)議室所對應的(de)審批級别并建立申請流程，流程審批完成後，系統将認定該申請已成功。

會(huì)議管理(lǐ)員可(kě)以查看到(dào)會(huì)議室預訂申請待審核列表，可(kě)修改該會(huì)議申請裏的(de)内容，如(rú)果不允許通過，則填寫審核意見，點擊“會(huì)議退回”；允許通過， 則直接點擊“發布會(huì)議”，發布後該會(huì)議進入已審核狀态，

如(rú)下圖：

3）會(huì)議室信息維護

維護各種會(huì)議資源和(hé)會(huì)議類型，定義會(huì)議審批流程。維護經常列席會(huì)議的(de)外部單位/人(rén)員。 會(huì)議資源可(kě)以在預訂會(huì)議室時進行(xíng)申請，例如(rú)席卡、礦泉水(shuǐ)。審批流程與會(huì)議類型相(xiàng)對應，用(yòng)戶預訂的(de)會(huì)議提交後，系統可(kě)根據會(huì)議類型自動發起相(xiàng)應。

4）會(huì)議郵件(jiàn)通知

如(rú)果系統爲獨立運行(xíng)的(de)方式，系統會(huì)集成Outlook的(de)郵件(jiàn)功能(néng)，采用(yòng)郵件(jiàn)通知（預定、修改、取消的(de)系統動作都(dōu)将以郵件(jiàn)的(de)方式通知相(xiàng)關人(rén)員）。

如(rú)果系統集成在協同辦公系統中，将采用(yòng)信息通知的(de)方式。系統根據會(huì)議開(kāi)始時間和(hé)設定的(de)提前提醒時間，進行(xíng)提醒該會(huì)議參與人(rén)員。

5）會(huì)議服務呼叫

爲了保證會(huì)議順利圓滿的(de)召開(kāi)，以及提高(gāo)與會(huì)人(rén)員的(de)滿意度，系統可(kě)以采集和(hé)顯示當前會(huì)議狀态，并可(kě)以開(kāi)放(fàng)相(xiàng)關功能(néng)模塊給後勤服務人(rén)員，使服務人(rén)員能(néng)及時響應會(huì)議的(de)各種服務性需求。目前可(kě)以提供的(de)會(huì)議狀态有(yǒu)：安靜、茶水(shuǐ)服務、設備服務、清掃中。

6）查看和(hé)處理(lǐ)會(huì)議相(xiàng)關事項

會(huì)議室申請預訂時可(kě)以指定會(huì)議記錄人(rén)作會(huì)議紀要并發送給所有(yǒu)與會(huì)人(rén)員，可(kě)以與門禁系統相(xiàng)連使系統自動記錄和(hé)顯示會(huì)議簽到(dào)情況。

7）會(huì)議室使用(yòng)情況統計(jì)

可(kě)統計(jì)個(gè)人(rén)的(de)申請曆史信息，可(kě)統計(jì)各種會(huì)議資源的(de)使用(yòng)情況和(hé)各種會(huì)議類型的(de)分(fēn)布情況。可(kě)以根據客戶實際需求定制(zhì)各種相(xiàng)關統計(jì)報表。

3、顯示系統

會(huì)議室顯示系統，作爲公司直接面向員工(gōng)和(hé)客戶的(de)一面窗口，基本功能(néng)包括顯示、通知、監控等，具有(yǒu)向員工(gōng)和(hé)外界發布信息，引導與會(huì)人(rén)員準時參與會(huì)議，通知服務人(rén)員及時響應會(huì)議服務需求等基本功能(néng)。除此之外，顯示系統還具備控制(zhì)多塊顯示屏分(fēn)屏顯示和(hé)合并顯示等高(gāo)級功能(néng)。

該子系統主要由模闆設計(jì)器(qì)、信息發布引擎、顯示設備客戶端三部分(fēn)組成。 

 模闆設計(jì)器(qì) 

一個(gè)“所見即所得”的(de)可(kě)視化模闆設計(jì)界面，能(néng)夠設計(jì)、定制(zhì)豐富的(de)顯示信息。通過模闆設計(jì)器(qì)可(kě)以定制(zhì)各種信息顯示模闆。

 信息發布引擎

作爲整個(gè)信息顯示系統的(de)核心，負責完成數據庫存取、顯示内容自動打包、數據庫信息後台維護、響應客戶端讀(dú)取請求等主要功能(néng)。

 顯示客戶端 

主要包括雲端計(jì)算機及液晶屏兩大(dà)部分(fēn)，爲了顯示需要，雲終端在較高(gāo)的(de)位置上(shàng)安裝。顯示客戶端具有(yǒu)安全性高(gāo)、能(néng)耗低、維護簡單、高(gāo)可(kě)管理(lǐ)性、綜合運營成本低等多種優點。

1）會(huì)議室信息顯示

每個(gè)會(huì)議門前的(de)液晶屏顯示當天會(huì)議室的(de)預訂情況；提示當前時間及會(huì)議室狀态；若當前會(huì)議室正在使用(yòng)，提示會(huì)議結束時間。無會(huì)議召開(kāi)時，可(kě)播放(fàng)企業(yè)圖片或視頻文(wén)件(jiàn)。

2）會(huì)議信息采集

該模塊主要是在會(huì)議室内提供多個(gè)開(kāi)關，會(huì)議人(rén)員可(kě)根據需要改變開(kāi)關狀态，例如(rú)：按下送水(shuǐ)開(kāi)關，要求會(huì)務人(rén)員送水(shuǐ)；開(kāi)關數量和(hé)含義可(kě)自定義；開(kāi)關的(de)狀态可(kě)與會(huì)議室控制(zhì)系統關聯，例如(rú)：按下會(huì)議開(kāi)始開(kāi)關，表示會(huì)議已開(kāi)始，在顯示屏幕上(shàng)顯示“靜”圖片，提醒其他(tā)人(rén)員不得喧嘩。

3）可(kě)定制(zhì)各種顯示信息

系統具有(yǒu)一個(gè)“所見即所得”的(de)可(kě)視化模闆設計(jì)界面，能(néng)夠設計(jì)、定制(zhì)豐富的(de)顯示信息。通過模闆設計(jì)器(qì)可(kě)以定制(zhì)會(huì)議預訂、企業(yè)文(wén)化、活動、宣傳等各種的(de)信息顯示模闆，從而提高(gāo)顯示系統的(de)使用(yòng)效率。

4）可(kě)支持多種格式内容

用(yòng)戶可(kě)以根據實際情況在顯示屏中獨立播放(fàng)多種格式内容，實現了格式和(hé)内容多樣化，如(rú)圖像、文(wén)本、PPT、Flash、MPEG視頻等多種媒體形式，從而大(dà)大(dà)豐富了顯示内容和(hé)效果。

4、特點與優勢

1）規範化網絡化會(huì)議室管理(lǐ)

利用(yòng)先進的(de)網絡技術(shù)和(hé)管理(lǐ)理(lǐ)念爲企業(yè)搭建一個(gè)規範的(de)信息系統，将企業(yè)寶貴的(de)會(huì)議室資源統一管理(lǐ)協調，提升企業(yè)管理(lǐ)效率與整體形象。

2）多模塊按需選擇

系統集成了多種第三方技術(shù)模塊，客戶可(kě)以根據自己的(de)實際需求自主選擇是否采用(yòng)這些模塊，可(kě)以減少(shǎo)不必要的(de)開(kāi)支節約成本，做到(dào)按需支付。

3）多系統無縫集成

可(kě)與企業(yè)現有(yǒu)的(de)協同辦公系統和(hé)門禁系統等多種業(yè)務系統建立接口，實現無縫連接，保證各種現有(yǒu)業(yè)務系統良好運行(xíng)和(hé)協同工(gōng)作。

4）靈活性和(hé)人(rén)性化

顯示系統爲快速适應發布信息的(de)内容變化、數據變化、格式變化提供了有(yǒu)力保障。最終爲客戶提供靈活、多樣、及時、準确的(de)信息發布及人(rén)性化的(de)信息服務，支持業(yè)務的(de)随需應變、“零編程”的(de)維護能(néng)力、

動态可(kě)伸縮的(de)系統處理(lǐ)能(néng)力。

5）更安全和(hé)更穩定

真正做到(dào)集中管理(lǐ)，使管理(lǐ)員的(de)管理(lǐ)對象由包括所有(yǒu)客戶端設備的(de)整個(gè)系統，集中到(dào)服務器(qì)一個(gè)點，軟硬件(jiàn)升級、殺毒、應用(yòng)軟件(jiàn)安裝、用(yòng)戶帳戶管理(lǐ)等等，幾乎所有(yǒu)的(de)工(gōng)作都(dōu)在服務器(qì)上(shàng)進行(xíng)，管理(lǐ)員隻要維護好服務器(qì)即可(kě)，大(dà)大(dà)減輕維護工(gōng)作量。還可(kě)以利用(yòng)服務器(qì)完善的(de)備份和(hé)容錯機制(zhì),更可(kě)确保系統和(hé)數據的(de)快速恢複。

6）低成本和(hé)高(gāo)環保

顯示系統采用(yòng)雲終端實現一台主服務器(qì)讓幾十個(gè)顯示器(qì)能(néng)獨立、同時操作和(hé)使用(yòng)，節省了80%的(de)軟、硬件(jiàn)費用(yòng)。低硬件(jiàn)升級成本，雲終端無需升級，隻對服務器(qì)進行(xíng)升級即可(kě)提高(gāo)整個(gè)系統性能(néng)。低維護成本，整個(gè)系統實現服務器(qì)單點管理(lǐ)，顯示客戶端零維護。低運營成本，每台雲終端的(de)功耗隻是PC的(de)5%，耗電極低。

7）可(kě)定制(zhì)開(kāi)發個(gè)性功能(néng)

本公司擁有(yǒu)強大(dà)的(de)技術(shù)實力，以及多年大(dà)中型企業(yè)業(yè)務系統的(de)開(kāi)發和(hé)實施經驗，因此可(kě)爲客戶根據企業(yè)實際情況量身定制(zhì)開(kāi)發各種業(yè)務需求。